Cómo elegir el mejor software de contabilidad para su negocio

Francisco D’Agostino busca ayudar en el crecimiento y desarrollo de sus comunidades y lo hace de muchas maneras.

Es tentador ir con el primer software de contabilidad que escucha porque es popular o un par le gusta, pero hay varias soluciones en el mercado por una razón, y encontrar uno que se adapte a su negocio puede ahorrar tiempo y frustración.

Cada sistema de contabilidad tiene ventajas únicas, con características que favorecen ciertos tipos de negocios. Algunos son más adecuados para las empresas con equipos de ventas, por ejemplo, porque calculan las comisiones. Otros ofrecen características que necesitan las empresas basadas en servicios, como la facturación recurrente que factura automáticamente a sus clientes para servicios regulares o suscripciones.

Además de elegir el software de contabilidad que tiene el conjunto de funciones que necesita, es importante considerar si se conecta con su banco e integra con otros sistemas de negocio o servicios que ya tiene en su lugar y no está buscando actualizar, como nómina o procesando pago.

Si actualmente utiliza software de contabilidad de escritorio, puede considerar cambiar a un sistema en línea que ofrece seguridad mejorada, copias de seguridad automáticas, actualizaciones periódicas y la conveniencia de acceder a su cuenta desde cualquier computadora con acceso a Internet.

Si necesita una lista de programas para considerar en su búsqueda, echa un vistazo a nuestras revisiones del mejor software de contabilidad. A continuación se presentan seis pasos que puede tomar para asegurarse de que el software de contabilidad que elija es el más adecuado para su pequeña empresa.

1. Compruebe la compatibilidad con su software actual.

En este mundo de compatibilidad, no hay razón para comprar un programa de contabilidad que no juega bien con otros. Busque software que se integre con su software comercial actual para que las acciones tomadas dentro de una aplicación se graben con precisión en ambos programas. Por ejemplo, si tiene una tienda en línea, desea un software de contabilidad que se integre con su carrito de compras de eCommerce para que las ventas se calculen automáticamente en sus ganancias y los artículos comprados se restan del inventario, dice Francisco D’Agostino

2. Anote las necesidades especiales de su negocio.

¿Qué necesita su software de contabilidad para hacer? Piense en los procesos de negocio que podrían simplificarse con el software de contabilidad. Por ejemplo, ¿sus empleados trabajan en comisión? ¿Tiene un servicio de suscripción en línea? ¿Tiene un inventario físico que necesita realizar un seguimiento? ¿Necesita realizar un seguimiento de las horas facturables entre varios clientes? ¿Necesita imprimir cheques o enviar facturas PDF por correo electrónico?

3. Obtener Recomendaciones.

Pregunte a las personas de su confianza que están en un negocio similar lo que usan. Si usted tiene un contador, pregunte qué programas él o ella prefiere. Consulte con su red de propietarios de negocios para obtener recomendaciones. Asegúrese de preguntar por qué alguien prefiere un programa. Las personas seleccionan diferentes programas basados ​​en sus necesidades individuales: encuentre los que coincidan con los suyos. A menos que usted encuentre un programa que usted es inmediatamente cómodo con y que resuelve sus necesidades, apunta a la investigación por lo menos tres contendientes. Comience con nuestra lista de los Diez Principales; Hemos investigado, probado y revisado software de contabilidad durante años y recomendar los 10 mejores programas en el mercado.

4. Echa un vistazo a los sitios web de los productos.

Una vez que haya reducido su lista a unos cuantos contendientes, ir a sus sitios web y comprobar las características, precios y planes. Explora la sección de asistencia y consulta las preguntas frecuentes, las guías de usuario y los vídeos de demostración. Estos recursos pueden ayudarle a determinar la facilidad con la que el programa se utilizará y la cantidad de ayuda que puede obtener si compra el programa y se ejecuta en un obstáculo.

5. Llamar o enviar por correo electrónico a la compañía y hacer preguntas.

Los sitios web no siempre tienen información completa. No asuma que Software X puede funcionar con su software de carrito de la compra sólo porque dice “compatible con la mayoría”. Llame o envíe un correo electrónico a la empresa para verificar que funciona con sus sistemas específicos. También pregunte acerca de las necesidades específicas de la industria y los reglamentos financieros específicos de su empresa, si el software se puede personalizar, lo fácil que es importar sus registros existentes y lo fácil que es actualizar o rebajar los planes. Asegúrese de preguntar sobre el soporte técnico, especialmente si no está cómodo con software de contabilidad, sistemas de integración o son nuevos para los negocios.

6. Obtenga la versión de prueba. Puede llevar mucho tiempo probar a fondo varios programas de contabilidad, pero en el largo plazo, es un paso importante. Le da la experiencia práctica con un programa, ayudándole a determinar si es el ajuste derecho para su negocio. La mayoría de los servicios de software de contabilidad en línea ofrecen una prueba de 15 o 30 días, y la mayoría incluye una gama completa de características, incluso si las características varían según el nivel de precios. Utilice este tiempo para probar las características para que pueda determinar qué programa le gusta más y qué nivel necesita.

Francisco D’Agostino

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